How to Get Visa for Japan (Indonesians Only)

 Credit:  WomanAdvice.ru

Sepertinya Jepang sedang hits di kalangan traveler tahun ini. Banyak kenalan dan teman saya yang di 2017 ini sudah terbang ke Jepang, yang katanya sih tahun ini jadi destinasi dengan promo-promo penerbangan murah. Tapi, yang saya dengar, banyak yang tertarik ke Jepang bukan hanya karena promo dan keindahan negaranya, tapi juga mudahnya mengurus perjalanan ke sana. Dalam hal ini, visa.

Pengajuan visa untuk kunjungan ke Jepang adalah wajib hukumnya, jika pengunjung tidak memegang e-paspor. Pemegang e-paspor memang dapat hak free visa entry, untuk maksimal kunjungan 15 hari. Untuk pengajuan visa ada berbagai macam jenisnya, dari kunjungan sementara untuk wisata, kunjungan keluarga, bisnis, sampai sekadar transit. Ada juga pilihan single entry visa (untuk sekali kunjungan) dan multi entry visa (untuk kunjungan beberapa kali).

Saya baru pernah mengurus visa untuk kunjungan sementara bisnis, tapi persyaratannya nggak begitu beda dengan yang untuk kunjungan sementara wisata dan kunjungan keluarga. Pengurusan visa bisa diwakilkan oleh orang lain, seperti staf kantor tempat pemohon bekerja (butuh surat tugas berkop surat kantor dan fotokopi KTP yang mewakilkan), keluarga (butuh fotokopi dokumen pembukti hubungan keluarga seperti kartu keluarga atau akte lahir), atau travel agent (yang sudah disetujui Kedubes Jepang).

Menurut saya, mengurus visa ke Jepang memang lebih tidak ribet dan nggak makan waktu ketimbang mengurus visa ke negara-negara lain di Australia, Eropa, dan (katanya) Amerika Serikat. Pengajuannya juga nggak tricky seperti negara-negara di benua yang disebut tadi. Syaratnya simpel: dokumen pendukung lengkap dan meyakinkan. Mungkin agak tricky saat menyusun itinerary, karena kayak gambling, harus menyusun tanpa jaminan visa bakal di tangan apa nggak. Tapi, ya itu tadi, selama yang disyaratkan diikuti sih, dapat aja.


What to prepare?

Yang harus dipersiapkan adalah sejumlah dokumen yang sudah dipersyaratkan di situs resmi Kedutaan Besar Jepang untuk Indonesia, yaitu:

  1. Paspor asli
  2. Formulir permohonan visa (download versi PDF-nya di situs Kedubes Jepang), yang sudah ditempeli pasfoto (baca rinciannya di bawah)
  3. Fotokopi KTP
  4. Fotokopi Kartu Mahasiswa atau Surat Keterangan Belajar (jika pemohon adalah pelajar)
  5. Bukti pemesanan tiket, seperti pesawat dan hotel (dokumen berisi jabaran jadwal masuk dan meninggalkan Jepang)
  6. Formulir jadwal perjalanan (download versi PDF-nya di situs Kedubes Jepang)
  7. Fotokopi dokumen pembukti hubungan dengan pemohon lain, seperti akte lahir atau kartu keluarga (jika pemohon lebih dari satu)
  8. Fotokopi dokumen pembukti pembiayaan perjalanan, seperti isi buku tabungan atau rekening koran 3 bulan terakhir (jika pemohon membiayai sendiri), ATAU buku tabungan atau rekening koran yang membiayai beserta dokumen pembukti hubungan pemohon dengan pembiaya (jika pemohon dibiayai orang lain)

Untuk pasfoto khusus pengajuan visa Jepang, syaratnya adalah berukuran 4,5 x 4,5 cmdiambil enam bulan terakhirtanpa latar (putih), dan jelas tanpa hasil editing. Pastikan pasfoto direkatkan secara baik pada formulir permohonan visa, sehingga tidak mudah lepas.

Untuk dokumen pembukti pembiayaan perjalanan, lengkapi juga dengan surat referensi dari bank tempat menabung (jika pemohon membiayai sendiri) dan surat referensi dari kantor. Dua surat ini akan membuktikan bahwa kita memang mampu memenuhi biaya hidup selama di Jepang dan akan kembali ke negara asal untuk bekerja pada waktu yang ditentukan. Jadi pihak imigrasi nggak perlu khawatir kita bakalan luntang-lantung di negeri orang dan jadi imigran ilegal.

Tiap lembar dokumen harus dicetak atau dikopi ke kertas A4. Ini termasuk semua formulir yang di-download dari situs Kedubes, sampai fotokopian dokumen pendukung. Untuk dokumen yang berukuran kecil, seperti KTP dan kartu mahasiswa, sebaiknya difotokopi perbesar aja setidaknya setengah ukuran A4, tanpa dipotong. Lakukan pencetakan atau pengkopian dokumen sebelum ke Kedubes, karena di sana setahu saya nggak ada tukang fotokopi atau print.

Jika semua sudah lengkap, susun dokumen secara berurutan dari nomor 1 - 8, agar nanti saat pengajuan tidak kerepotan untuk menyusun ulang. Tidak perlu map atau plastik khusus untuk menyerahkan semua dokumen ke Kedubes, karena Kedubes hanya menerima dokumennya saja. Jadi nggak perlu bela-belain beli map baru ya.

Untuk lembaran-lembaran dokumen yang ingin disatukan, gunakan penjepit kertas (paper clip) dan jangan distaples. Lembaran-lembaran dokumen juga tidak boleh lecek atau terlipat dan harus disusun rapi.

Oh ya, jika paspor baru diperbarui dan halamannya masih kosong, ada baiknya membawa juga paspor lama yang sudah ada cap-cap imigrasi dari negara-negara lain. Ini bagus buat jadi referensi Kedubes untuk memberikan visa masuk ke negaranya.

Sebelum merencanakan untuk pergi ke Kedubes Jepang, lihat jadwal kerja pengurusan visanya. Hari kerjanya adalah tiap Senin sampai Jumat, kecuali hari libur nasional dan libur Kedutaan. Untuk pengajuan visa akan dilayani pada hari-hari tersebut mulai pukul 8.30 sampai 12.00.

Untuk pengajuan, tak perlu membawa uang untuk biaya pembuatan visa. Semua baru dibayar saat pengambilan paspor dan visa, yaitu empat hari setelah pengajuanBut just so you knowbiaya pembuatan visa single entry per 1 April 2017 adalah Rp 370 ribu, sedangkan visa multiple entry Rp 740 ribu. Untuk pastinya, bisa cek di situs Kedubes soal tabel pembiayaannya, karena sepertinya tiap tahun atau periode tertentu harganya bisa berubah.

What to do?

Seperti yang disebut sebelumnya, kantor pengajuan visa buka mulai pukul 8.30. Jam buka ini memang tepat waktu, tapi biasanya menjelang jam segitu antrian udah panjang banget. Pengalaman saya sampai Kedubes jam 8.00, antrian sudah cukup panjang dan nantinya di dalam dapat nomor antrian 58. So, do come early for this.

Untuk yang berencana akan membawa kendaraan, please do mind to do it. Karena Kedubes Jepang nggak menerima parkir untuk tamu, baik untuk mobil dan motor. Disarankan naik taksi, TransJakarta (turun di Halte Sarinah atau Halte Bunderan HI), atau transportasi online, supaya nggak pusing urusan parkir. Atau, jika butuh bawa kendaraan banget, bisa parkir di Plaza Indonesia (persis di sebelah kiri Kedubes Jepang), habis itu jalan kaki ke Kedubes. Jika ingin pesan transportasi online saat pulang dari Kedubes, ingat jangan membuat driver menunggu di depan gedung, karena sebenarnya sepanjang area itu kendaraan dilarang berhenti. Lebih baik sih booking naik dan turun di Plaza Indonesia.

Jika berencana mengajukan visa untuk sekeluarga, yang datang untuk pengajuan ke Kedubes cukup seorang saja. Jika demikian, jangan lupa bawa kartu keluarga atau akte lahir pendukung yang bisa membuktikan bahwa yang mengajukan semuanya memang satu keluarga.

Sebelum masuk, for security reasons, pemohon diwajibkan menyerahkan KTP/SIM asli di pos pengamanan. Jadi jangan lupa dibawa. Nanti itu akan ditukar dengan kartu ID dari Kedubes. Saat keluar dari wilayah Kedubes nanti, jangan lupa menukarkan kartu ID itu dengan KTP/SIM yang sudah dipegang satpam.

Masuk kantor pengurusan visa, langsung ambil nomor antrian dan kertas bukti penerimaan dokumen di dekat loket. Jika datang lebih awal seharusnya bisa dapat tempat duduk, karena ruangannya nggak luas-luas amat jadi tempat duduk juga terbatas.

Jika bosan menunggu, di dalam ruangan sih menggunakan handphone nggak apa-apa, selama dipasang ke mode silent/getarBut for security reasonsmenelepon dan mendokumentasikan apapun (memotret dan merekam) tidak diperbolehkan. Jika ingin melakukan itu, silakan ke luar ruangan. Makan dan minum juga sepertinya tidak dilarang, tapi mungkin untuk sebatas makan dan minum yang nggak berantakan, semisal makan biskuit atau minum air kemasan.

Tapi, sebenarnya mengantri untuk pengurusan visa Jepang nggak begitu lama kok. Biasanya untuk jam-jam awal dibuka dua loket, dan jika udah mulai ramai akan dibuka satu loket lain lagi. Saya yang urutan 58 kayaknya menunggu hanya 40 menitan. Ketika menghadap petugasnya, yang ditanya juga sebatas penjelasan atau konfirmasi atas dokumen-dokumen yang dibawa. Petugas-petugasnya juga ramah kok, cenderung nanya-nanya ringan bahkan sembari bercanda. Jika memang sudah cukup pembuktiannya, dokumen langsung diambil dan paspor ditahan. Nanti kertas bukti penerimaan dokumen akan dikasih semacam stiker barcode dan diminta untuk dibawa pulang. Petugasnya juga bakal ngasih tahu kapan visa dan paspor bisa diambil. If they don't give you the details, then ask, biar pasti.

What to get?

Untuk menuju tahap pengambilan, ingat bahwa proses pembuatan visa adalah minimal empat hari kerja. Gampangnya, datang aja di hari yang udah dijanjikan sama petugasnya untuk pengambilan visa. Ingat juga bahwa pengambilan visa sekaligus pembayaran biaya pembuatannya, jadi pay attention pada tabel biaya yang sudah ditentukan di situs Kedubes Jepang.

Sesuai jadwal dari Kedubes, pengambilan paspor dan visa bisa dilakukan di hari kerja tiap Senin sampai Jumat, mulai pukul 13.30 sampai 15.00. Lagi-lagi, kantor akan buka tepat pada jadwal tersebut dan khusus melayani pengambilan paspor saja. Sekali lagi, do come early supaya nggak antri kelamaan dan mesti berdiri panas-panas, juga bisa dapat tempat duduk di dalam ruangan.

Prosedur masuk kantor Kedubes sama seperti saat pengajuan, yaitu memberikan KTP/SIM di pos pengamanan sebelum masuk ruangan kantor pengurusan. Masuk ruangan, langsung ambil nomor antrian di dekat loket dan duduk menunggu. Untuk tahap pengambilan, antrian sih nggak begitu lama menunggunya. Mungkin karena cuma tinggal mengambil paspor dan membayar, nggak seribet saat pengajuan yang butuh pengecekan dokumen-dokumen dan wawancara singkat.

Saat menghadap petugas, serahkan kertas bukti penerimaan dokumen yang diberikan pada hari pengajuan. Paspor akan dikembalikan, yang di dalamnya sudah berisi visa yang ditempel pada halaman paspor. Setelah paspor dan visa di tangan, pembiayaan pengurusan visa harus langsung ditebus. Harus diingat, pembayaran hanya diterima dalam bentuk uang tunai rupiah. Nantinya kuitansi pembayaran akan diberikan.


Easy peasy, right? Buat yang berencana akan mengajukan, good luck for the application! Dan jika visa sudah di tangan, selamat bersenang-senang!